A informatização de uma clínica de medicina do trabalho gera benefícios que podem ser percebidos pelos pacientes e pelos funcionários da empresa. Contudo, os gestores ficam com muitas dúvidas em relação ao tipo software a ser implantado e as mudanças organizacionais que serão feitas.

Os avanços tecnológicos vieram para otimizar as atividades de uma empresa e quem não se adequar as demandas do mercado poderá perder produtividade. A informatização permite controle e organização dos processos e serviços, e atendimento diferenciado ao cliente.

Por isso, se você ainda não sabe como informatizar sua clínica, fique atento ao blog post de hoje. Nele abordaremos 04 passos de como informatizar a clínica de medicina do trabalho. Acompanhe conosco e comece a se programar!

1- Escolha e contrate um software de gestão eficaz

Esse passo corresponde à etapa fundamental do processo de informatização. Por isso, faça uma análise criteriosa dos principais softwares disponíveis no mercado e procure referências sobre sua aplicabilidade e custos. 

Os aspectos que devem considerados são: custo inicial para instalação e manutenção, número de colaboradores que utilizarão o sistema e o estado de desempenho dos computadores.

O sistema informatizado também deve atender as demandas da clínica de medicina do trabalho como a alimentação do sistema com dados clínicos e laboratoriais dos colaboradores, emissão de relatórios gerenciais, controle financeiro e documentos exigidos pela legislação trabalhista.

2- Sensibilização e treinamento de funcionários

Uma vez definido o sistema a ser instalado é importante programar a instalação considerando algumas etapas.  Comece pelos setores com menor número de colaboradores que funcionará como um teste de viabilidade.

Em seguida, mobilize e comunique os colaboradores dos demais setores e observe os principais problemas.  Neste momento será possível avaliar a capacidade intelectual de cada funcionário e adaptar as orientações conforme necessário.

È fundamental iniciar a implantação fazendo comunicados em local de grande circulação dos funcionários para evitar as fofocas de corredor. Solicite sempre o apoio das gerências e peça uma análise do clima organizacional de cada ambiente.

Por fim, envie comunicados aos colaboradores explicando a importância de informatizar a empresa, como serão o treinamento, as rotinas que serão desativadas e incorporadas assim como o período para implantação completa.

3- Terceirização de serviços clínicos

É preciso pensar nos serviços considerados com atividades-fim e nos que não dependam diretamente da clínica. Esta estratégia diminui os custos de manutenção do sistema e propicia maior agilidade das atividades solicitadas.

A terceirização de serviços clínicos é uma ferramenta de gestão interessante tanto para a empresa quanto para o paciente. Exemplo disso é a emissão de laudos à distância. Trata-se de resultados de exames solicitados pelos médicos e que podem ser acessados por meio de sistema eletrônicos.

A vantagem para a empresa é que diminui a quantidade de dados armazenados no sistema e para o paciente, o resultado fica pronto em menor tempo. Essa estratégia diminui a burocracia, promove rapidez nos resultados e satisfação dos clientes e empresa.

4- Avaliação da implantação e manutenção do sistema informatizado

Para que o sistema seja eficiente é interessante estabelecer metas de produtividade em médio e longo prazo. Isto servirá como um direcionador das próximas atividades gerenciais.

Como exemplo de metas em médio prazo, verifique os relatórios sobre atendimento, controle financeiro, despesas com pessoal, custos com energia e manutenção dos computadores, etc.

As metas ao longo prazo podem ser projetadas para 12 meses após a implantação. Sendo assim, analise a economia gerada com redução de consumo de papéis, arquivamento e organização de documentos, emissão de exames, aumento da clientela, dentre outros.

A informatização da clínica de medicina do trabalho é um processo gerencial que exige programação, tempo, disciplina, perseverança e um adequado controle financeiro. As etapas a serem cumpridas devem ser programadas adequadamente, pois uma vez iniciado o processo é difícil retornar ao estágio pré-informatização.

Agora que você já sabe como informatizar sua clínica, que tal começar a planejar sua implantação? Se ainda tiver dúvidas, deixe seu comentário abaixo.